La conservation des documents en entreprise

Conservation de documents est-ce une obligation ?

En France, le délai de conservation des documents est réglementé. Chaque entreprise doit garder l’ensemble des documents émis ou reçus dans le cadre de l’exercice de son activité pendant un certain délai. Toute entreprise doit se soumettre à l’obligation de conservation et donc être en mesure de présenter l’ensemble de ses archives.

Quel délai de conservation pour quel document ?

Documents civils et commerciaux

• Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale : 5 ans
• Bons de commande et de livraison, les factures clients ou fournisseurs, … : 10 ans
• Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans.

Documents et pièces comptables

Livres, registres comptables et pièces justificatives : 10 ans

Documents fiscaux

Registres, livres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration : 6 ans

Documents sociaux

• Registres : 5 ans (à partir de la fin de leur utilisation)
• Charges sociales : 3 ans
• Documents liés au compte annuel (bilan, annexe, compte de résultat…) : 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice)
• Bulletins de paie, registres uniques du personnels, contrats de travail, salaires, primes, congés, soldes de tout compte, régimes de retraites, déclarations d’accidents de travail: 5 ans

Conservation de documents : quelles sont les sanctions ?

Le non-respect des durées légales de conversation peut donner lieu à des sanctions commerciales, fiscales et/ou pénales.

Selon l’article 1734 du Code général des impôts, « Une amende de 5000€ est applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.

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